CEO ve Yönetici Transferi Nasıl Planlanır?
CEO transferi planlarken yalnız araç modeline karar vermek yeterli değildir. Uçuşun ardından ilk toplantıya geçiş, otelde bekleme, farklı ofislere uğrama ve gün sonundaki dönüş aynı ulaşım programının parçaları olabilir. İstanbul’da yönetici ulaşımını hazırlarken sabit randevuları, değişebilecek durakları ve programı yönetecek kişiyi baştan belirlemek, teklifin gerçek ihtiyaca göre hazırlanmasını kolaylaştırır. Bu rehber, ulaşım sorumlusu veya yönetici asistanının rezervasyon öncesinde toparlayabileceği bilgileri açıklar.
Önce randevuları, sonra hareket saatlerini yazın
Programı yalnız alınış saatlerinden oluşan bir listeye dönüştürmeyin. Her toplantının adresini, katılımcının hazır bulunması gereken saati ve tahmini bitişini birlikte yazın. Aynı binanın farklı girişleri veya araç kabul noktaları bulunabilir; ziyaret edilecek kurumdan kullanılacak girişi öğrenin. Levent’ten Ataşehir’e geçiş gibi iki yakayı kapsayan bir rota için sabit yolculuk süresi varsaymayın. Trafik, günün saati ve güzergâh değişikliği dikkate alınarak randevular arasında pay bırakılmalıdır.
Tek yön transfer mi, beklemeli tahsis mi?
Havalimanından otele doğrudan ulaşım için tek yön transfer talebi hazırlanabilir. Yönetici otelden toplantıya, ardından başka bir ofise gidecekse saatlik veya günlük tahsis değerlendirilmelidir. Şoförlü saatlik kiralamada minimum süre 2 saattir. Günlük tahsis ise otomatik olarak 24 saat kullanım anlamına gelmez. Başlangıç ve bitiş saati, bekleme, dahil kilometre ve süre aşımı koşulları teklif üzerinde ayrı ayrı belirlenmelidir; dönüş yolculuğunun da kapsamda olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Araç seçimini programdaki yolculara göre yapın
Tek bir yönetici için düşünülen sedan, günün ilerleyen saatlerinde katılacak ekip arkadaşları veya ek bagaj nedeniyle uygun olmayabilir. Araç seçiminde tüm duraklardaki en yüksek yolcu sayısını dikkate alın. E-Class ve S-Class seçeneklerini seyahat beklentisiyle; Vito VIP gibi seçenekleri birlikte hareket edecek grup ve bagaj ihtiyacıyla değerlendirin. Belirli bir model, iç düzen veya donanım isteniyorsa rezervasyon notuna yazın. Fotoğraf üzerinden görülen donanımın tahsis edilecek araçta bulunduğunu ayrıca teyit edin.
İletişimi tek bir kişi üzerinden düzenleyin
Yönetici, asistan, otel ve organizasyon ekibinin farklı saatler iletmesi karışıklık yaratabilir. Program değişikliklerini toplayacak bir irtibat kişisi belirleyin; yolcunun telefonunu paylaşmak gerekmiyorsa koordinasyonu bu kişi üzerinden yürütün. Şoför dili talebini ve karşılama sırasında kullanılacak isim bilgisini önceden iletin. Mahremiyet açısından gerekmeyen toplantı içeriğini veya kişisel bilgileri ulaşım mesajlarına eklemeyin. Özel karşılama talebinin kabul edildiğini varsaymak yerine uygulanabilirliğini yazılı olarak kontrol edin.
Örnek bir iş gününü nasıl tarif edebilirsiniz?
Örnek talep şöyle kurulabilir: IST varışı, Beşiktaş’taki otelde kısa durak, Levent’te toplantı ve akşam otel dönüşü. Uçuş numarası ile birlikte oteldeki tahmini kalış süresini ve toplantının kesin başlangıcını yazın. Burada yalnız havalimanı transferi istemek, toplantı sırasında aracın beklemesini kapsamaz. Aynı aracı bütün programda kullanmak istiyorsanız bunu açıkça belirtin. Hareket planını tarih, uçuş ve toplantı bilgilerine göre netleştirin.
Onaydan önce son kontrol
Teklifte yer alan programı kendi randevu listenizle karşılaştırın. Ek durak, araç değişikliği veya uzatma olursa kimin onay vereceğini belirleyin. Özellikle dönüşün açık uçlu olduğu günlerde, devam müsaitliğini garanti kabul etmeyin. Rezervasyon mesajının son sürümünü tek yerde tutun; değişen saatlerin eski mesajlarda kalmasını önlemek için güncellenmiş programı yeniden paylaşın.
- Uçuş, toplantı ve dönüş bilgileri aynı programda yer alıyor mu?
- Araç, yolcu ve bagaj ihtiyacı bütün durakları kapsıyor mu?
- Bekleme, yol geçişleri, otopark ve süre aşımı kapsamı açık mı?
- İrtibat kişisi ve değişiklik onayı verecek kişi belli mi?
Tarih, alış noktası, duraklar, yolcu ve bagaj bilgilerini hazırladıktan sonra vipcars ile iletişime geçerek teklif isteyin.